Le PMI rappresentano una parte fondamentale del tessuto economico italiano e, considerando micro e medie imprese, costituiscono circa il 99% delle aziende attive. Contribuiscono notevolmente all’occupazione e al PIL, generando oltre il 65% del valore aggiunto totale dell’economia italiana (Fonte: Rapporto ISTAT). In questo contesto, emergono spesso domande riguardo alle Certificazioni ISO: la Certificazione ISO è adatta ad una piccola o media impresa? Di cosa ha veramente bisogno una PMI per ottenere una Certificazione ISO?
Le questioni sono particolarmente rilevanti considerando il ruolo centrale che le PMI giocano nell’economia nazionale e la necessità di strumenti che ne supportino la crescita e l’ottimizzazione dei processi è essenziale.
Applicabilità della Certificazione ISO 9001:2015 alle PMI
La Certificazione ISO è adatta ad una PMI?
Lo standard di Qualità ISO 9001, è stato concepito con un elevato grado di flessibilità e adattabilità proprio per essere idoneo per organizzazioni di ogni settore e dimensione.
La norma ISO 9001 prevede infatti:
a) Struttura adattabile: come detto, lo standard è concepito per essere scalabile e adattabile alle esigenze specifiche di ogni organizzazione. Ciò significa che una PMI può implementarne i requisiti proporzionalmente a dimensioni e complessità proprie.
b) Approccio basato sul rischio: le piccole e medie imprese possono essere spesso caratterizzate da una maggiore agilità decisionale. Attraverso l’implementazione di un Sistema di Gestione Qualità, l’impresa potrà beneficiare di un framework strutturato per identificare e gestire al meglio i rischi e le opportunità, senza dover adottare sistemi di gestione del rischio eccessivamente complessi.
c) Focus sui processi: la norma pone l’accento su quello che viene definito in gergo “approccio per processi”. Questo, è un concetto fondamentale della norma ISO 9001 e considera l’organizzazione come un sistema interconnesso di processi, piuttosto che come funzioni isolate. L’approccio per processi mira dunque ad identificare, comprendere, valutare, e gestire i processi aziendali al fine di migliorare efficacia ed efficienza. Piccole e medie imprese possono ottimizzare e migliorare continuamente le proprie operazioni, evitando le rigidità organizzative delle grandi aziende.
d) Riduzione dei requisiti documentali: rispetto alle versioni precedenti, la ISO 9001:2015 prevede una riduzione significativa dei requisiti documentali e permette alle PMI di concentrarsi maggiormente sulla sostanza del Sistema di Gestione Qualità e meno sulla produzione di una vasta quantità di “carta”.
e) Integrazione con altri sistemi di gestione: lo standard di Qualità prevede una struttura di alto livello (High Level Structure) che permette una facile integrazione con altri sistemi di gestione come, ad esempio, i più diffusi ambiente e sicurezza, come da ISO 14001 e ISO 45001.
f) Miglioramento continuo: il concetto di miglioramento continuo è centrale nelle norme ISO e può essere considerato ed applicato sempre proporzionalmente a dimensioni e risorse di una data organizzazione. In sostanza, la norma richiede un approccio graduale e sostenibile al miglioramento delle prestazioni aziendali. Quest’ultimo aspetto può rappresentare un valore aggiunto cruciale per molte PMI.
Il ruolo strategico della Certificazione ISO
Si potrebbe affermare che un Sistema di Gestione Qualità, come da ISO 9001:2015, possa rivestire un ruolo strategico, talvolta cruciale per la vita di una PMI. Nel precedente paragrafo sono stati trattati alcuni aspetti della norma ISO 9001 relativi all’applicabilità in una PMI. Se gli aspetti della norma, così come appena osservati, lasciano dedurre alcuni vantaggi importanti, di seguito si riepilogano e sommano ulteriori benefici:
- Migliore efficienza operativa e qualità dei prodotti/servizi.
- Nuove opportunità di business, facilità di accesso a mercati internazionali o a gare d’appalto pubbliche e private;
- Accesso ad un framework strutturato per ottimizzare i processi aziendali, ottenendo una riduzione dei costi operativi ed una migliore gestione del rischio;
- Consolidamento della reputazione aziendale, aumento della fiducia dei clienti, dei fornitori e degli stakeholders;
- Opportunità di gestione ottimale dell’innovazione e di miglioramento continuo;
- Strumento di differenziazione dalla concorrenza e prova di affidabilità e impegno;
- Incremento e miglioramento del grado di coinvolgimento del personale e dello sviluppo delle competenze interne attraverso le attività di formazione.
Le fasi del processo di certificazione secondo la ISO 9001:2015
L’Audit di Certificazione, rappresenta l’ultimo passo per l’ottenimento del famigerato Certificato ISO 9001, cioè dell’attestazione da parte di un Ente terzo ed imparziale (un Organismo di Certificazione come Audit Service & Certification) che garantisce che l’organizzazione validata risponde ai principi di Qualità dettati dagli standard internazionali. Per il raggiungimento dell’obiettivo Certificazione, l’organizzazione deve prima costruire ed implementare il suo Sistema di Gestione Qualità. Per farlo, esistono due strade percorribili.
a) La prima è forse l’opzione più diffusa: l’impresa richiede il supporto a professionisti o società esterne specializzate in Sistemi di Gestione. Queste, guidano le imprese fino al raggiungimento dell’obiettivo, ovvero ottenere e mantenere il Sistema di Gestione conforme a quanto richiesto dalla norma ISO 9001:2015 e supportano le stesse durante gli audit dell’Organsmo di Certificazione.
b) La seconda opzione prevede invece la costruzione e l’implementazione del Sistema di Gestione da parte dell’organizzazione stessa: questa seconda modalità richiede chiaramente maggiore impegno e talvolta alcune competenze specifiche utili a soddisfare i requisiti della norma.
L’iter solitamente è il seguente:
1. Valutazione preliminare: l’organizzazione dovrebbe effettuare un’analisi strategica, operativa ed economica iniziale, legata all’adozione di un Sistema di Gestione Qualità. La domanda da porsi potrebbe essere: cosa vogliamo ottenere da questa certificazione? La risposta potrebbe riguardare il perseguimento di uno o più vantaggi riportati nel paragrafo precedente.
2. Raccolta informazioni: l’impresa deve comprendere i requisiti della norma ISO 9001 e delle sue implicazioni operative.
3. Definizione della struttura organizzativa: l’organizzazione dovrebbe nominare un Responsabile del Sistema di Gestione Qualità che abbia le competenze adeguate, tecniche e gestionali. Potrebbe eventualmente considerare un percorso formativo per Auditor Interno o Lead Auditor, ad esempio presso AS&C Academy, per essere certi che la risorsa sia in possesso delle competenze necessarie.
4. Comunicazione: tutti i livelli dell’organizzazione devono essere consapevoli e partecipi circa gli obiettivi, la politica per la qualità e delle modalità operative del sistema di gestione.
5. Analisi dei processi: mappatura dettagliata dei processi al fine di ottimizzare l’efficienza e l’allocazione delle risorse.
6. Implementazione del Sistema: redazione della documentazione del sistema di gestione, incluse le procedure operative e le istruzioni di lavoro.
7. Pre-Audit (opzionale): l’Organismo di Certificazione effettua una valutazione preliminare del sistema di gestione per indicare eventuali aree di miglioramento prima dell’audit di certificazione. In questa fase, eventuali non conformità vengono riportate in maniera non ufficiale e non registrate nel rapporto di audit.
8. Audit di Certificazione: l’Organismo di Certificazione conduce la verifica del sistema di gestione per valutarne la conformità ai requisiti della norma in esame e, se validabile, rilascia il Certificato che avrà durata triennale.
