Gli attori coinvolti nel mercato odierno devono affrontare numerose sfide. Ad esempio devono comprendere le esigenze del pubblico, distinguersi dagli altri players, garantire una buona prestazione dai propri prodotti e servizi, ottenere fiducia e tanto altro ancora. Due cose sembrano essere certe e tendenti ad orientare le scelte di imprese ed organizzazioni: i consumatori sembrano chiedere (pretendere) sempre più trasparenza da chi offre loro qualcosa e dall’altra parte chi offre loro qualcosa deve superare il soddisfacimento delle aspettative preoccupandosi di ridurre gli impatti a 360 gradi delle proprie attività garantendo la sostenibilità in ogni iniziativa.
La UNI EN ISO 20121:2012 “Sistemi di gestione sostenibile degli eventi” si basa sui principi dei sistemi di gestione e incorpora diversi elementi caratteristici della norma ISO 26000 relativa alla responsabilità sociale. Ogni tipologia di evento può influire in maniera diretta o indiretta ed in misura più o meno ampia sull’ambiente interno ed esterno ai confini della manifestazione e allo stesso modo su persone ed economia.
Lo standard ISO 20121 stabilisce i requisiti per l’organizzazione di eventi sostenibili che puntino a ridurre al minimo gli impatti e che contribuiscano a rafforzare la partecipazione e le relazioni con gli stakeholders, con le autorità locali, fornitori, clienti, dipendenti e fruitori.
Il Sistema di gestione Certificato dalla ISO 20121 si basa sul modello PDCA (Plan, Do, Check, Act) ed è integrabile con altri sistemi di gestione. Tale sostenibilità dell’evento sarà poi applicata ad ogni fase della manifestazione che va dalla preparazione, all’organizzazione ed erogazione fino alla chiusura dell’evento includendo le operazioni di smontaggio.
Tutti coloro che partecipano all’evento, anche i lavoratori impiegati, vengono sensibilizzati come richiesto dalla norma, coinvolti e motivati a contribuire con il proprio operato a realizzare un Evento Sostenibile.
Lo scopo della normativa sembra essere chiaro: la certificazione mira ad offrire credibilità fornendo una garanzia attraverso la valutazione del sistema di gestione da parti terze imparziali, autorevoli ed indipendenti sulla conformità allo standard di sostenibilità per i sistemi di gestione.
Per l’organizzazione ciò rappresenta una possibilità utile a dimostrare in maniera concreta che quanto prodotto attraverso l’evento è stato pensato e gestito in modo sostenibile.
Il vantaggio principale per l’organizzazione è quello di poter dimostrare la responsabilità sociale d’impresa aprendosi ad ulteriori possibilità:
- ridurre uso e costi delle risorse;
- valorizzare la reputazione aziendale;
- migliorare l’efficacia delle proprie operazioni diventando credibili e trasparenti;
- essere più competitivi sul mercato;
- rendere utili e positive le relazioni con i portatori di interesse;
- ridurre il rischio di procedimenti o sanzioni amministrative.
La Certificazione del Sistema di Gestione Sostenibile degli Eventi può riguardare qualsiasi tipo di iniziativa, dai concerti alle manifestazioni sportive, ai congressi, agli eventi commerciali e/o politici. Occorre precisare che, come recitato nella norma, un evento non può rivendicare la conformità ma può farlo solo il sistema di gestione, cioè il modo in cui tale evento è stato pianificato e fornito. Va da sè che un’agenzia o un organizzatore di eventi potrebbe decidere di gestire alcuni ma non tutti gli eventi in conformità con la ISO 20121. I fornitori definiranno nello scopo e campo di applicazione del loro sistema quali parti dei loro prodotti e servizi correlare all’evento incluse nel sistema di gestione. Solo quelle aree possono rivendicare di essere gestite in conformità alla norma internazionale.
I punti principali su cui si fonda la norma riguardano:
- definizione di uno scopo e del campo di applicazione: specifica i requisiti di un sistema di gestione sostenibile degli eventi e fornisce una guida per conformarsi a tali requisiti;
- contesto dell’organizzazione: include la comprensione dell’organizzazione e dell’intero contesto, delle esigenze e delle aspettative degli stakeholder, la determinazione dello scopo e del campo di applicazione del sistema di gestione chiarendo i principi di sviluppo sostenibile, dichiarazione d’intenti e valori;
- leadership: indicazioni e responsabilità per l’alta direzione, politica, ruoli dell’organizzazione, autorità e responsabilità;
- pianificazione: riguarda la necessità di prevedere azioni volte ad affrontare i rischi e le opportunità, il fissaggio di obiettivi di sostenibilità e le modalità per il loro perseguimento;
- sostegno: tratta il tema della gestione delle risorse, delle competenze degli addetti ai lavori e della relativa formazione (ove necessaria), della comunicazione e della documentazione delle informazioni;
- funzionamento: specifica le indicazioni relative alla gestione della catena di fornitura e del conseguente controllo dei processi affidati all’esterno e chiarisce la necessità di pianificare, attuare e controllare i processi necessari a soddisfare i requisiti e per attuare le azioni pianificate;
- valutazione della prestazione: è un paragrafo davvero utile e allo stesso tempo critico per chiarire cosa sia una prestazione nel rispetto dei principi fondamentali dello sviluppo sostenibile insieme al suo monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione attraverso anche le successive attività di audit interno e riesame della direzione;
- miglioramento: specifica le misure necessarie per far fronte alle non conformità (se e quando si verificano) nell’intento di perseguire il miglioramento continuo. “L’organizzazione deve migliorare continuamente la sostenibilità, l’adeguatezza o l’efficacia del sistema di gestione sostenibile degli eventi”.
In conclusione sembra evidente che la norma rappresenti un fondamentale e talvolta critico valore aggiunto alla gestione di un evento. Un valore a vantaggio di tutti che considera e mira a tutelare ogni aspetto per il bene della collettività, delle imprese, dei rapporti tra imprese e/o tra persone e per il rispetto dell’ambiente. E’ necessario inoltre aggiungere che la formalizzazione di un evento attraverso tale norma potrà garantire risultati decisamente migliori sotto molteplici punti di vista: chi programma l’evento avrà ad esempio, attraverso la norma, una metodologia organizzativa e gestionale ordinata, a portata di mano e che non lascia nulla al caso. D’altra parte, chi fruisce dell’evento sta partecipando ed impattando in maniera positiva attraverso quanto prodotto, giustificando e sostenendo tali procedure e attenzioni. Infine, concepire anche gli eventi nella chiave della sostenibilità sembra oggi una necessità stringente ed una scelta logica da compiere nel rispetto dell’ambiente e delle persone che lo abitano.
“Noi abusiamo della terra perché la consideriamo come un bene appartenente a noi. Quando vedremo la terra come una comunità a cui apparteniamo, potremo cominciare a usarla con amore e rispetto.”
– Aldo Leopold