Nel panorama aziendale attuale, caratterizzato da complessità crescente e rapidi cambiamenti, l’approccio a compartimenti stagni nella gestione delle diverse funzioni è rapidamente diventato obsoleto. L’Audit interno emerge come un potente catalizzatore per l’integrazione dei vari sistemi di gestione. In questo articolo esamineremo come questo possa evolvere da funzione di mero controllo a vero e proprio partner strategico per il management.
L’Audit interno in sintesi
L’Audit interno (o verifica ispettiva di prima parte) rappresenta uno strumento attraverso cui l’organizzazione può, autonomamente, tenere sotto controllo lo stato di applicazione del proprio sistema di gestione. In sostanza, valuta se il proprio sistema di gestione è conforme ai requisiti applicabili, se efficacemente implementato, attuato e mantenuto, se efficace ed efficiente e se i suoi elementi costitutivi, come il manuale, le procedure e le registrazioni, sono correttamente utilizzati e conosciuti dalle risorse aziendali. Per la gestione dell’Audit interno, il riferimento normativo è la ISO 19011, “Linee guida per audit di sistemi di gestione”.
Secondo la norma, la scelta dell’Auditor per la conduzione della verifica deve assicurare obiettivà ed imparzialità. Pertanto, il top management dovrà considerare il concetto di indipendenza escludendo dal ruolo di auditor colui che potrebbe dover verificare un processo di cui è lui stesso responsanile. Talvolta, potrebbe risultare indispensabile rivolgersi, se non a un dipendente qualificato, ad un soggetto esterno specializzato.
Perchè un approccio integrato
Se ipotizzassimo che ogni funzione aziendale lavorasse da sola, potremmo immaginare, ad esempio, un reparto qualità che si occupa delle sue verifiche, un reparto sicurezza che svolge i suoi controlli e un reparto legale che gestisce le normative. Questo creerebbe tanta confusione e spesso doppio lavoro, perché ogni reparto opererebbe senza sapere cosa fanno gli altri. Integrando questi sistemi, tutto sarebbe più coordinato ed efficiente, riducendo gli sprechi di tempo e di risorse.
L’adozione di un approccio integrato, basato sull’Audit interno, può dunque apportare benefici significativi in termini di efficienza operativa. Infatti, razionalizzare i processi di controllo e di reporting, permette di ridurre duplicazioni, abbattare i costi e minimizzare l’effort. Non da poco, avere una visione olistica permette una migliore allocazione delle risorse e una valutazione dei rischi e delle opportunità più accurata.
Sinergie tra audit interno e sistemi di gestione
L’Audit interno rappresenta sicuramente un’occasione unica per identificare e sfruttare le sinergie tra i diversi sistemi di gestione da una prospettiva trasversale sull’organizzazione. La metodologia basata sul rischio, si allinea in maniera naturale con i principi del risk management, mentre il focus sulla conformità e sui controlli interni lo rende complementare ai sistemi di compliance. Infatti, l’enfasi dell’Audit interno sul miglioramento continuo rispecchia i principi fondamentali dei SGQ (Sistemi di Gestione Qualità, ISO 9001:2015). Questa convergenza diventa un importante supporto per l’integrazione, permettendo una gestione più coerente ed efficace dei processi aziendali.
Sfide nell’implementazione di un sistema di governance integrato
Benchè vantaggioso, implementare un sistema di governance aziendale integrato può presentare delle sfide significative: resistenza al cambiamento, differenze nei framework normativi e negli standard di riferimento, gestione di dati e fonti diverse, richiedono certamente un attento lavoro di armonizzazione. L’Audit interno ha la funzione di navigare proprio questa complessità, mantenendo al contempo la propria indipendenza ed obiettività, aspetti cruciali per la sua credibilità.
L’Audit Interno secondo il Lead Auditor
Abbiamo chiesto un commento a Diego Rocci, esperto Lead Auditor di Audit Service & Certification:
“Effettuare un audit interno in modo conforme allo standard di riferimento permette anche di garantire una certa fluidità al sistema di gestione. Le organizzazioni, eseguendo l’audit interno iniziale, tracciano un sentiero ben definito da seguire nel tempo; in tal modo le eventuali criticità che si incontreranno, potranno essere mitigate dalla regolarità con la quale saranno effettuati gli audit interni. Le aziende che, invece, non avranno una regolarità nelle proprie verifiche interne, incontreranno evidenti difficoltà nel verificare le performances del proprio sistema di gestione e, soprattutto, nel gestire le ispezioni degli organismi di certificazione.”
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