Non sempre i dipendenti sono unanimemente felici quando si interfacciano con un sistema complicato. Indipendentemente dal settore, la semplificazione dei processi aziendali può sbloccare un potenziale inespresso di produttività. In questi casi, le aziende devono urgentemente riconsiderare i loro sistemi e processi. La domanda che ciascun leader dovrebbe porsi è: “i nostri sistemi facilitano realmente il lavoro ai dipendenti?”
Le norme ISO: un alleato inaspettato
I vantaggi di un approccio semplificato sono molteplici e davvero significativi. Semplificare un sistema può portare ad operazioni più efficienti, accurate ed economiche, oltre a dipendenti più felici e soddisfatti. Inoltre, oggi la semplificazione aziendale trova un alleato inaspettato nelle norme ISO.
Nonostante la percezione comune veda spesso gli standard come fonte di burocrazia, le recenti evoluzioni delle norme ISO hanno messo al centro la snellezza operativa. Un esempio è l’approccio per processi, che incoraggia una visione chiara e semplificata dei flussi aziendali, e la struttura di alto livello, introdotta nel 2012, per facilitare l’integrazione dei diversi sistemi di gestione e ridurre duplicazioni e complessità. Generalmente, le ultime versioni delle norme sembrano orientate ad una riduzione crescente di requisiti di documentazione obbligatoria, permettendo alle aziende di adottare un approccio più flessibile.
I principali vantaggi di un approccio semplificato al sistema di gestione aziendale
L’adozione di un approccio semplificato ai sistemi di gestione aziendale rivela vantaggi chiave utili a rivoluzionare l’efficienza e la produttività delle imprese. Di seguito sei delle principali opportunità di miglioramento:
- Incremento della produttività, soccorrendo i dipendenti nel completamento dei compiti in modo più efficiente.
- Miglioramento dell’accuratezza, riducendo significativamente la probabilità di errori.
- Aumento della soddisfazione lavorativa: i dipendenti tendono ad apprezzare sistemi user-friendly che semplificano le mansioni quotidiane, portando ad una maggiore gratificazione professionale a ad un minor tasso di turnover.
- Ottimizzazione dei costi, talvolta riducendo la necessità di investire in software e hardware costosi.
- Potenziamento della comunicazione, sia tra i dipendenti che con i clienti, migliorando sensibilmente anche la qualità del servizio offerto.
- Formazione più rapida: un sistema semplice si rifletterebbe in una curva di apprendimento più breve per i nuovi dipendenti, riducendo tempo e risorse necessarie per la formazione del personale.
Come semplficiare un sistema di gestione aziendale
Dunque, come semplificare un sistema aziendale indipendentemente dal settore e dalla natura dell’attività svolta?
Ecco una roadmap in cinque punti per la semplificazione aziendale:
- Semplificare politiche e procedure rendendole snelle;
- Selezionare software e strumenti facili ed intuitivi;
- Automatizzare le attività ripetitive;
- Implementare programmi di formazione interattivi;
- Istituire un sistema di feedback continuo e regolare.
Il feedback dei dipendenti regolare e continuo, come da punto 5, è un particolare cruciale. Il feedback dei dipendenti è la bussola che guida il processo di semplificazione. Le aziende che lo ignorano rischiano di perdere l’opportunità preziosa di migliorare.
Le organizzazioni che accoglieranno questa sfida potrebbero presto trovarsi in vantaggio in un mercato sempre più competitivo, godendo dei benefici di una forza lavoro più produttiva e soddisfatta.
