L’adozione degli standard ISO rappresenta una sfida significativa per molte aziende. In questo articolo esaminiamo gli ostacoli più comuni a un Audit di successo e le cause alla base delle non conformità più diffuse.
Audit fallimentare e cause delle non conformità più comuni
- Comprensione dello standard carente.
La mancanza di una conoscenza approfondita degli standard ISO pertinenti, si traduce spesso in una non conformità “involontaria” e in difficoltà significative durante il processo di verifica. Ogni standard ha una complessità propria e diverse sfaccettature. Navigare verso la certificazione senza una mappa renderà il viaggio scomodo e spesso fallimentare. Ciò non significa che occorre essere dei guru degli standard ma, certamente, una conoscenza di massima aiuterebbe l’organizzazione ad allinearsi più agevolmente e con maggiore consapevolezza.
- Top Management “in vacanza”.
L’assenza di un impegno concreto e responsabile da parte della digirenza, può ostacolare significativamente l’ottenimento della Certificazione ISO. Una cultura aziendale sana, è quella in cui tutti e, specialmente il Top Managament, sono allineati sull’obiettivo e sull’impegno del processo certificativo. Il suggerimento, apparentemente banale, è quello di far si che il team dirigenziale venga coinvolto.
- Documentazione inefficace.
Spesso, succede che il fallimento dipenda da documentazione incompleta. La documentazione prevista dagli standard ISO non è “semplice scartoffia”. Si tratta di una roadmap per assicurare che i processi siano seguiti, dimostrati e migliorati. Mantere i processi di documentazione aggiornati e revisionati, non è una pratica esclusivamente fine al superamento dell’audit ma un elemento essenziale per il miglioramento continuo dell’organizzazione. La documentazione può facilitare inoltre la formazione dei nuovi dipendenti e contribuire a preservare la conoscenza aziendale nel tempo. Così gestita, può risultare un elemento strategico fondamentale.
- Gestione del rischio inefficace.
Un approccio basato sul rischio è un elemento chiave di standard ISO come ISO 9001:2015. Molte aziende falliscono quando si tratta di identificare, analizzare e mitigare i potenziali rischi. Un robusto processo di gestione del rischio può rappresentare uno scudo fidato, senza il quale ci si ritroverebbe esposti a non conformità che inevitabilmente porterebbero al fallimento dell’audit. Pertanto, le organizzazioni devono integrare l’analisi e la mitigazione dei rischi nei processi decisionali.
- Audit interno superficiale.
Molte organizzazioni conducono questi processi in modo superficiale, privandosi così di un’opportunità cruciale per l’identificazione proattiva di non conformità e aree di miglioramento. Gli audit interni sono operazioni di controllo dello stato di salute di un’organizzazione per garantire l’aderenza agli standard ISO. Un programma di audit interno ben condotto può essere un riflettore fondamentale per rivelare il vero stato dei processi, cosa funziona e cosa ha bisogno di una messa a punto. Se trattati solo come una formalità e non come uno strumento di miglioramento, queste verifiche interne possono mancare del rigore necessario e portare direttamente al fallimento di un audit.
Nonostante queste sfide, l’implementazione degli standard ISO rimane un elemento chiave per il miglioramento continuo e l’eccellenza operativa. Le organizzazioni sono incoraggiate a considerare questi standard non come un mero esercizio di conformità, ma come una base solida per l’innovazione e il miglioramento continuo dei processi aziendali.
Gli standard ISO sono eccellenti punti di riferimento. Sono le fondamenta su cui costruire un’attività sana, in continuo miglioramento.
