L’Internal Auditor: operatività e contesto di una figura sempre più richiesta

Author:Simone Bacci

9 Marzo 2022

L’attività di controllo interno è un processo aziendale di vitale importanza per il successo di un’organizzazione. Questo risulta essere genericamente costituito dalle attività che mirano a garantire la corretta applicazione dei principi di gestione e di amministrazione di un’impresa. Tutto ciò viene accertato attraverso una serie di attività di verifica che prendono il nome di Audit Interno (o audit aziendale). Un Audit Interno, anche detto audit di prima parte, è quindi un processo condotto dalla stessa organizzazione, o per conto suo. Si tratta di un’attività consulenziale che tende a validare o meno l’efficienza dei processi interni di gestione. Come esplicato nella normativa UNI EN ISO 19011 “Linee guida per audit di sistemi di gestione” l’audit risulta essere definito come un “processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze oggettive e valutarle con obiettività, al fine di determinare in quale misura i criteri dell’audit sono soddisfatti.

Le organizzazioni sembrano rivolgersi sempre con più frequenza ai sistemi di gestione nell’intento di migliorare la propria efficacia e la propria efficienza. I sistemi di gestione possono essere diversi a seconda del tipo di impresa e ciascuno è per questo incentrato su aree diverse come la qualità, l’ambiente, la sicurezza, la sostenibilità negli eventi, l’ospitalità, l’IT, ecc..  Pare quindi che le imprese abbiano colto i vantaggi ed intercettato la necessità di dotarsi di un sistema di gestione. Infatti, se da una parte è cresciuta la domanda, dall’altra sembra aver risposto un aumento del numero di standard specifici (continuamente sottoposti a valutazione ed eventuale aggiornamento dall’International Organization for Standardization – ISO) per rispondere ai mercati più disparati. Basti considerare che nel 2011 il numero di standard relativi ai sistemi di gestione si fermavano a quota 11 e da allora sono arrivati a contare 39 esclusi gli altri 12 in via di sviluppo nel 2017. Sembra evidente che le imprese siano interessate ad ottenere il massimo dall’ottimizzazione delle operazioni e dei processi e richiedono per questo una valutazione accurata per ridurre al minimo qualsiasi tasso di rischio derivante dalle proprie attività.

In questo senso le competenze di una figura come quella dell’Internal Auditor possono essere un supporto davvero importante e ne può essere prova una richiesta di mercato incessantemente in crescita. La figura dell’auditor interno coincide con quella di un esperto della gestione dei processi aziendali che dall’analisi di questi ultimi garantisce il funzionamento a 360° delle attività stimolandone il miglioramento.  Tale figura può operare indipendentemente rispetto alle unità che è tenuto a monitorare, affiancando all’attività di revisione quella di consulenza che mira alla risoluzione delle criticità nell’ottica dell’efficienza dei processi aziendali.

Nello specifico i principali compiti di un Internal Auditor sono:

  • Verificare l’efficacia delle procedure interne, individuando le aree di rischio;
  • Verificare la corretta applicazione delle direttive;
  • Controllare le procedure relative alle autorizzazioni interne;
  • Valutare la rispondenza delle procedure.

Attenendosi alla normativa UNI EN ISO 19011, l’Internal Auditor dovrà, dopo aver stabilito il programma di audit e determinato le risorse dedicate, pianificare l’operatività e coordinarla insieme alle altre azioni previste racchiuse all’interno del programma di audit. Spetterà quindi a colui che gestisce il suddetto programma attenersi agli adempimenti previsti dalla norma:

  1. Condividere le parti del programma con i profili interessati senza tralasciare rischi ed opportunità, mantenendo un canale di comunicazione attivo sullo stato dell’avanzamento dell’attuazione del piano alla parte interessata;
  2. Definire: obiettivi, campo d’applicazioni e criteri per ogni audit;
  3. Selezionare i metodi di audit;
  4. Occuparsi del coordinamento e della programmazione temporale degli audit e delle attività pertinenti;
  5. Accertarsi della competenza necessaria presso i gruppi di audit;
  6. Fornire risorse necessarie ai gruppi di audit;
  7. Assicurare la conformità della conduzione dell’audit, gestire i rischi, le opportunità e le criticità come gli imprevisti;
  8. Assicurare che le informazioni documentate siano gestite e mantenuta nella maniera consona;
  9. Definire ed attuare i controlli operativi utili a monitorare il programma di audit;
  10. Riesaminare il programma di audit nell’intento di identificare opportunità per il miglioramento.

Le fasi del processo di internal audit sono le seguenti:

  • Pianificazione dell’attività: analisi dei rischi potenziali per i quali è necessario determinare le aree prioritarie d’intervento, tempi, risorse e costi da destinare a ciascuna attività;
  • Indagine preliminare: analisi documentale a cui segue un incontro preliminare tra le parti in gioco per chiarire lo scopo, discutere le metodologie ed attivare la collaborazione con l’area aziendale in oggetto;
  • Esecuzione dell’incarico: dopo aver predisposto un programma di audit atto a definire le attività giorno per giorno, stabilendo le attività di analisi e di verifica, si avvia l’attività di verifica vera e propria che emetterà le “evidenze di audit”;
  • Reporting: al termine dell’attività di audit la fase di reporting prevede la comunicazione di tutte le risultanze al responsabile di processo;
  • Follow up: verifica ispettiva post-audit atta a determinare se le azioni decise sono state implementate con successo ed hanno portato un miglioramento nell’efficacia.

Tale attività è utile a supportare ed assistere l’organizzazione nel perseguimento degli obiettivi e l’Internal Auditor è in grado di farlo servendosi di un approccio professionale e  sistematico, necessario per valutare e migliorare i processi di controllo e di gestione del rischio. Inoltre, al di là del contesto aziendale che può variare nelle dimensioni, nel settore, finalità, struttura e figure, risulta sempre essenziale la conformità agli Standard Internazionali che hanno lo scopo di:

  • Promuovere il miglioramento dei processi e delle attività;
  • Definire i parametri di valutazione delle prestazioni dell’auditor interno;
  • Fornire un riferimento per lo svolgimento e per lo sviluppo dei servizi;
  • Alzare il livello dell’impresa portandola su un piano di dialogo internazionale.

La figura dell’auditor interno può rivestire quella del dipendente per conto di un’organizzazione oppure quella di consulente esterno, riservandosi la possibilità di servire più imprese che ne richiedono la prestazione.

L’Auditor, più in generale, è una figura dotata di spiccate conoscenze e competenze multisettoriali, in quanto è insito nella natura della sua stessa attività lo studio e la comprensione di realtà diverse e particolari. Per questo motivo talvolta risulta il soggetto migliore per tracciare le line guida da seguire per il management e garantire l’efficacia e l’efficienza all’impresa.

 

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